Ako si organizujem prácu

Už od strednej školy som sa považoval za produktivity geeka. Mojím hobby bolo neustále skúšať nové nástroje a nájsť jeden, ktorým by som si mohol zorganizovať všetko. Prišiel som však na to, že neexistuje. A neexistuje ani univerzálny návod, ako tieto nástroje skombinovať. Každý človek má iné potreby. A tie potreby sa neustále vyvíjajú. Našiel som si však zopár trikov, ktoré mi dovoľujú rýchlo a efektívne pracovať.

Rituál je základ

Nikdy som nechcel veriť, že rituály sú také dôležité, ako sa vraví. Ale sú. Náš mozog je nastavený na vzory. Keď sa ich môže držať, uvoľňuje sa náš skrytý potenciál efektivity a kreativity. Moja práca tieto rituály pravidelne búra, pretože ako sprievodca, fotograf a amatérsky filmár som neustále v teréne. Svoju prácu si preto dôkladne plánujem, aby som sa k nej vedel po návrate rýchlo vrátiť. Čím skôr sa dostanem späť k svojim rituálom, tým skôr si oddýchnem a dostanem sa do pracovnej pohody.

Ročný rituál a osobné plány

Každý rok si stanovujem plány a organizujem úspechy za uplynutý rok. Používam na to myšlienkové mapy v aplikácii Mindnode. Na tejto aplikácii mám rád jej minimalizmus, vďaka ktorému mám pred sebou len bielu plochu a nič ma nerozptyľuje. Každý rok mám ako jednu hlavnú bublinu, na ktorú pripájam zhrnutie na ľavej strane a plány na pravej. Tie delím na rodinné, finančné, pracovné a hobby. Okrem toho v ďalších mapách tvorím svoje vízie a plány. Okrem abstraktných máp si vediem aj finančnú tabuľku, a ak potrebujem, viem si tak na seba upliesť bič. V tabuľke delím príjmy podľa kategórie. V Číne som začal ako tlmočník, avšak mojou láskou je cestovanie a vytváranie obsahu. Preto som si dal pred rokom cieľ, že to musí predstavovať viac ako 50 % príjmov. Vďaka jasným cieľom, ku ktorým som sa dostal cez myšlienkové mapy, a ich sledovaniu cez tabuľky (v Apple Numbers) si viem vytvárať priority, ktoré mi dopomôžu dostať sa k cieľu.

Mesačný rituál a vedenie blogu

Nepriamo sa živím blogom, videoblogom a fotografiami. Tie mi pomáhajú predávať moje zájazdy a zároveň ma kreatívna práca neuveriteľne napĺňa. Preto sa snažím svoj blog aktualizovať pravidelne. Roky som s tým mal problém. Vždy som si totiž povedal, že sa o to budem snažiť. Minulý rok som si povedal, že to tak budem robiť a basta. Žiadne výhovorky a polovičné záväzky. Funguje to.

Vediem si publikačný kalendár a každý pondelok vydám nový článok, každý druhý štvrtok nový videoblog a každú druhú sobotu posielam newsletter. Všetky materiály sa snažím pripraviť si dopredu. Čím viac materiálov mám pripravených, tým lepšie sa mi robí na nových.

Všetky svoje texty píšem a archivujem v aplikácii Ulysses, do ktorej som sa úplne zamiloval. Mám ich roztriedené podľa zložiek a tagy spolu s automatickými zložkami mi pomáhajú mať prehľad, ktoré prešli korektúrou, ktoré sú už na webe a na ktorých ešte robím. Z aplikácie sa dá rovno exportovať do WordPressu, na čom beží môj blog. Taktiež má exportné témy do rôznych formátov (rtf, docx, pdf, html…), ktoré mením podľa toho, či článok posielam korektorke, alebo je to scenár a ide do Objektívu na ČT1 alebo do tlače.

Research na články, triedenie nápadov a poznámok do logickej štruktúry robím v aplikácii Milanote, ktorá funguje ako elektronická nástenka. Tu mám uložené aj procesy na (nielen) zdieľanie.

Týždenný a denný rituál

Svoju energiu sa snažím vkladať hlavne do práce, preto ju chcem ušetriť, kde sa dá. Najväčšou úsporou je, ak vynechám rozhodovací proces, jeden z najväčších strojcov prokrastinovania. Dopoludnia venujem kreatívnej práci a na každý deň v týždni mám pridelené niečo iné. Pondelky venujem písaniu, utorky buď písaniu, alebo úprave fotografií, podľa toho, s čím som pozadu. V stredu a vo štvrtok sa venujem strihu videa alebo písaniu scenárov, v piatky úpravám fotografií. Na stole mám pred sebou zavesenú nástenku, kde mám tento „kalendár” neustále pred očami.

Vstávam okolo ôsmej, v čase, keď moja žena odchádza do práce. Snažím sa držať si svoj pracovný čas rovnako, ako má ona. Nevstanem však z postele hneď, ale začnem čajom pu-erh, bez ktorého si neviem predstaviť ráno. K čaju si vezmem počítač a pozriem maily, či mi náhodou neprišlo niečo urgentné. Na správy, ktoré neponáhľajú, neodpisujem, maily zavriem a pustím sa do kreatívnej práce, ktorej sa spolu s čajom intenzívne venujem hodinu až dve. Potom vstanem, zacvičím si, absolvujem rannú hygienu, vezmem psa na prechádzku (ak sa mu chce, on je strašne lenivý) a väčšinou si idem do svojej obľúbenej knedličkárne kúpiť raňajky.

Pri raňajkách pozerám vzdelávacie alebo breakdancové videá na Youtube. Po raňajkách si spravím kávu a vraciam sa ku kreatívnej práci. Tej sa venujem približne do obeda. Po obede už idem na kancelársku prácu a prácu na aktívnych projektoch. Na online marketingu spolupracujem s Mišou Vránovou (Ladyvirtual) a ďalšími ľuďmi, ktorých ona riadi. Na to používame Trello, Google docs a Collabim. Svoje projekty si vediem v Zenkite, ale o tom nižšie.

Pracujem, kým príde moja žena domov. Keď robí nadčas, robím ho aj ja. Ak príde skôr, končím aj ja skôr. Po jej príchode si iba naplánujem úlohy na ďalší deň a končím. Večer ešte niekedy trénujem písanie všetkými desiatimi na Psaní hravě.

Foto: Pavel Dvořák

Ako si organizujem prácu

Na organizáciu práce používam aplikáciu Zenkit. Objavil som ju relatívne nedávno a je to najbližšie, čo som sa dostal k nájdeniu ultimátnej aplikácie na produktivitu.

Zenkit funguje na princípe pracovných priestorov. Ich zobrazenie sa dá prepínať na nástenku, tabuľku, kalendár, zoznam alebo myšlienkovú mapu. Na organizáciu práce mám štyri priestory, ktoré sú ako nástenky: Aktívne projekty, Budúce projekty, Súkromné projekty a Zájazdy. Budúce projekty a Súkromné projekty sú len priestorom na nápady. Väčšinu práce robím v Aktívnych projektov, ktoré mám rozdelené na:

Today – každý večer si sem presuniem úlohy, ktorým sa budem venovať ďalší deň;
Deadlines – všetko, čo má termín;
Active – aktívny projekt, ale nemá deadline;
Next – beží, ale nemá prioritu;
Done – projekty v Zenkite môžu mať vlastné zoznamy podúloh, ale projekt môže byť úlohou aj sám o sebe. Ak ho dokončím, automaticky sa presunie do zložky hotových. Odtiaľ ich na konci dňa archivujem.

Priestor Zájazdov funguje na zhromažďovanie informácií. Vediem si tu zájazdy, objednávky a veľké projekty na celý rok. Mám ich prepojené na klientov, ktorí sú v CRM databáze (aj v Zenkite) a majú pridelené dátumy, ktoré sa dajú vidieť aj ako kalendár. Každý projekt tu obsahuje procesný to do list, stav (v prípade zájazdov to je vypísaný termín, plniaci sa termín, naplnený termín a ukončený zájazd). Priestory Aktívnych projektov a Zájazdov sú navzájom prepojené cez interné linkovanie. Ak mám teda v priestore Aktívnych projektov úlohu objednať hotely, mám v nej zoznam úloh a je napojená odkazom na projekt konkrétneho zájazdu v nástenke Zájazdov, kde mám všetky potrebné údaje.

Ďalším priestorom je CRM databáza. V tomto prípade používam zobrazenie ako tabuľku. Klientov mám prepojených s projektmi na iných nástenkách a delím ich na:

Leads – prvý kontakt;
Opportunities – začali sme o niečom rokovať;
Clients – máme projekt;
VIP Client – opakujúci sa klient.
Ku klientom si nahrávam zmluvy, osobné údaje, faktúry, poznámky a tagy (cestovanie, tlmočenie, partner, dodávateľ…).
Publikačný kalendár si vediem aj v Zenkite. Tu používam dve zobrazenia. Prvé je ako nástenka, kde si články triedim podľa aktuálneho stavu: Nápady, Preklad (v prípade anglického blogu), Píšem, U editorky, Hotové, Publikované. Každý stav má niekto iný na starosti. Ak sú na preklad, tak prekladateľka, ak sú na editovanie, tak editorka a podobne.

Druhé zobrazenie je ako kalendár a v ňom si hotové články plánujem na konkrétne termíny.

K Zenkitu by som pridal ešte jednu poznámku. Tento nástroj je neuveriteľne flexibilný a môžete si ho skvele prispôsobiť svojim potrebám. Tie však musíte poznať. Ja som roky trávil budovaním si systému, ktorý som do Zenkitu len nahral. Systém projektov (Next, Actual, Today, Deadline) mám zo skvelej aplikácie Things, systém násteniek a pracovných priestorov z Milanote, systém CRM a stav projektov (Lead, Opportunity, Project) mám z výbornej aplikácie Insightly atď. Tieto všetky veci som v Zenkite len zjednotil, ale už som vedel, čo robím. Ak s produktivity nástrojmi nemáte skúsenosť, neodporúčam začať so Zenkitom. Bolo by to, ako keď laikovi dajú prázdny papier, aby namaľoval obraz. Nebude vedieť, kde začať. Ak mu však dáte maľovanku, môže sa naučiť kresliť a neskôr začne naozaj maľovať. Začnite preto s nástrojom, ktorý má definovaný princíp fungovania. Ja som začal s Things, prešiel som na flexibilnejší Milanote a až nakoniec som prešiel na Zenkit. Na CRM databázu a riadenie projektov odporúčam aj skvelý Insightly.

Ďalšie nástroje produktivity

Na maily používam aplikáciu Newton. Minimalistická, rýchla a efektívna. Má ešte zopár nedostatkov, ale ich rýchla podpora sľubuje vyriešenie v najbližších aktualizáciách.

Na kalendár používam natívnu Apple aplikáciu, ale mám tam zosynchronizovaný publikačný a zájazdový kalendár zo Zenkitu.
Počas práce mi beží aplikácia Breaktime, ktorá dáva pozor, aby som mal každé dve hodiny pauzu. Počas nej si 15 minút zacvičím.
Ako archív používam Evernote. Mám ho prepojený na aplikácii IFTT, takže všetko, čo zdieľam na Facebooku mojej stránky, sa uloží do notebooku ako Newsletter. Keď potom pripravujem email pre odberateľov, vyťahujem odtiaľto odkazy na zaujímavé čítanie z internetu, ktoré pripájam na konci mailu.

Na Macu používam Alfred, čo je spotlight na stereoidoch. Textovými príkazmi vyprázdňujem kôš, vyťahujem disky, zapínam aplikácie, ovládam iTunes, robím výpočty, otváram kontakty a veľa ďalšieho. Okrem toho sa učím klávesové skratky a myš sa snažím používať čo najmenej.

Prácu mám nahratú na iCloud úložisko a mám k nej prístup aj cez iPhone.

Heslá ukladám cez 1 password a oči si chránim aplikáciou f.lux.
Zálohy mi robí Timemachine a newsletter posielam cez Mailchimp, so sociálnymi sieťami mi pomáha IFTTT. Fakturujem cez Super faktúru.
Vďaka Setapp účtu mám prístup k ďalším aplikáciám, ktoré rýchlo vymenujem:

Squash – optimalizovanie obrázkov na web;
ForkLift – ftp;
Flume – Instagram na Macu;
Dropshare – minimalistické zdieľané úložisko;
Permute – convertor;
Renamer – hromadné premenovávanie;
PDF sqeezer – optimalizácia PDF;
Haze over – ak sa chcem na niečo sústrediť, vypnem všetko okolo;
Tripmode – šetrím dáta, keď mám hotspot.
Mimo aplikácie cez Setapp ešte pravidelne robím s:
Lightroom – katalogizáciu obrázkov a rýchle úpravy;
Captureone – úpravy fotiek;
Photoshop – všetko, čo nezvládne LigtroomCaptureOne;
Photos – exportujem sem hotové fotky a to mám synchronizované cez iCloud;
Color munki – kalibrácia displeja;
LRTtimelapse – časozbery;
Final cut – strih videa;
Indesign – zalamovanie kníh pre klientov a rôzne promo materiály;
Feedly – RSS čítačka.

Láska k anarchii

V závere by som vyzdvihol jedno dôležité pravidlo. Mám rád slobodu a som prirodzene lenivý, preto nič nedodržujem na 100 %. Občas sa mi nechce, niekedy potrebujem do života trošku „anarchie” a niekedy mi to prosto aktuálna situácia nedovolí. Avšak mať svoje mantinely mi pomáha byť efektívny, mať v práci poriadok a nebyť vystresovaný. A vďaka tomu, že viem, kde moje mantinely sú, sa do nich ľahko vraciam potom, čo ich poruším.

Autor: Pavel Dvořák